We hadden als team een uurtje vrij. Op het congres viel een sessie uit en we zaten in een luie stoel koffie te drinken. Het gesprek ging over het werk en wat er anders moet of kan. Het was een heel vruchtbaar gesprek, waar ieder van ons dingen benoemde die in normale overleggen onbenoemd blijven. We worstelden allemaal met een overvolle agenda en te weinig tijd om vooruit te kijken en met elkaar te sparren. “Als we gewoon NU op een papiertje opschrijven waar we zo druk mee zijn de hele week…“zei een van ons. “En dan een groene stip zetten bij klussen die energie geven en een rode bij klussen die energie verslinden en weg mogen“, zei de ander. Binnen een kwartier hadden we het lek boven en zicht op de noodzakelijke veranderingen. Gewoon meer tijd besteden aan energiegevende zaken en minder aan energieverslindende zaken.

Toen ik ‘s avonds hier nog eens over nadacht, realiseerde ik me weer hoe belangrijk de setting is voor een goede communicatie met elkaar en voor het nemen van beslissingen. De meeste overleggen en vergaderingen zijn discussies, die telkens volgens hetzelfde patroon verlopen. Vaste sprekers, vaste zwijgers. Vaste stokpaardjes en vaste “ja-maars”. En vaak zitten de deelnemers op hun vaste plek. Doordat we tijd gewonnen hadden konden we ontspannen. Doordat ieder van ons even met zichzelf en zijn papiertje bezig was, ontstond er juist ruimte voor verbinding en kregen we een gezamenlijke energie om ons vastgeroeste patroon te doorbreken. Het was heerlijk.

De kunst is om deze onverwachte ontspanning ook in het dagelijkse werk te in te plannen. Op persoonlijk niveau: tijd om uit het raam te staren voor je een overleg induikt… Op teamniveau: tijd inplannen om na te denken over passende  methoden bij het probleem of thema dat speelt. Elke keer een andere methode dus! Binnen een team is dat soms lastig. Een patroon ontstaat nooit zomaar, de betrokkenen hebben kennelijk een belang bij het patroon. Voor X is dit misschien dat hij niks hoeft te zeggen en voor Y is de winst dat het zo alleen over onderwerpen gaat waar ze sterk in is. Voor Z  betekent het gebruikelijke patroon misschien wel een bevestiging van de eigen macht. Maar een goed team zorgt dat  patronen snel doorbroken worden als ze een negatieve werking hebben. Meestal doorbreek je patronen door het gewoon anders te doen: ga staan en blijf staan; ga naar buiten of sla de helft van de agendapunten over en bespreek er eentje heel erg goed; maak de eerste maandag van de maand tot opruimdag: Geen devices aan, opruimen en praten met elkaar. Laat je verrassen. Gewoon doen! En heel lang volhouden.